Como dar ao cliente acesso só às notas fiscais das empresas dele
Resposta rápida
No DANFE Digital, quem administra a conta abre o menu Usuários, clica em Cadastrar novo usuário, informa nome, e-mail e o nível Usuario e marca em Empresas permitidas só as empresas daquela pessoa. Ela recebe o e-mail Confirme sua conta, cria a própria senha e passa a ver e baixar, pelo navegador, apenas as notas dessas empresas, dentro do limite de usuários do plano.
Por Equipe DANFE Digital, , atualizado em
Neste artigo
- Onde a contabilidade cria o acesso do cliente?
- Como escolher as empresas que cada pessoa vê?
- Qual nível dar ao cliente e à equipe do escritório?
- O cliente precisa instalar algum programa ou criar senha?
- O que o cliente vê quando entra?
- Quantos usuários posso criar?
- Como tirar o acesso de quem saiu ou do cliente que encerrou?
Onde a contabilidade cria o acesso do cliente?
No DANFE Digital, o acesso nasce no menu Usuários, pelo botão Cadastrar novo usuário. O botão aparece para quem tem nível Gerente ou Administrador.
- Preencha Nome, Sobrenome e E-mail do cliente ou do funcionário.
- Em Nível de acesso, deixe Usuario, que já vem marcado.
- Em Empresas permitidas, passe para a coluna da direita as empresas que essa pessoa pode ver.
- Clique em Cadastrar e depois em CONFIRMAR na mensagem de conferência.
Cada pessoa precisa do próprio login. Nada de uma senha só para o dono da empresa e o funcionário dele, porque o acesso é controlado por usuário.
Como escolher as empresas que cada pessoa vê?
A caixa Empresas permitidas tem duas colunas, Empresas disponíveis e Empresas do usuário. O que estiver na segunda coluna é tudo o que aquele login vai enxergar.
Com carteira grande, use a busca por nome ou CNPJ e os botões Adicionar e Remover. Adicionar todas e Remover todas movem a lista inteira de uma vez.
Para mudar depois, clique no ícone de prédio (Configurar empresas) na linha do usuário. Abre a janela Relacionar Empresas ao Usuário, você ajusta as colunas e clica em Atualizar.
Se o e-mail já estiver na sua lista de usuários, o sistema avisa e só vincula as empresas novas ao login existente.
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Qual nível dar ao cliente e à equipe do escritório?
Para o cliente, e para o funcionário que cuida só de parte da carteira, o nível certo é Usuario. Os outros dois níveis enxergam todas as empresas da conta.
| Nível | Empresas que vê | O que mais pode fazer |
|---|---|---|
| Usuario | Só as vinculadas a ele | Consulta as notas. Não cadastra empresas, não gerencia usuários e não vê faturamento |
| Gerente | Todas as empresas da conta | Cadastra e edita, acompanha o faturamento e contrata ampliação do plano |
| Administrador | Todas as empresas da conta | Acesso completo, inclusive o pedido de encerramento da conta |
A caixa Empresas permitidas só aparece quando o nível escolhido é Usuario. O sistema também não deixa ninguém rebaixar o próprio login para Usuario.
O cliente precisa instalar algum programa ou criar senha?
Não precisa instalar nada, o acesso é pelo navegador. A senha é o próprio cliente quem cria, pelo e-mail Confirme sua conta que chega logo depois do cadastro.
Enquanto ele não conclui, o login aparece como Pendente na lista. Nessa situação surge o botão Reenviar Email na linha dele, para mandar o convite de novo.
Se esquecer a senha, ele usa o link da tela de login, e o e-mail de redefinição vale uma única vez. O e-mail do login não pode ser trocado pelo escritório, só pelo suporte.
O que o cliente vê quando entra?
Ele vê as telas de notas (NF-e Entrada, NF-e / NFC-e Saída e CT-e) só com as empresas liberadas para ele. Ali consulta, baixa os XMLs em lote e gera o PDF do DANFE, sem esperar arquivo por e-mail.
Com mais de uma empresa liberada, ele troca de uma para outra no seletor do topo. As notas continuam chegando sozinhas pelo certificado A1 de cada empresa, como mostramos em baixar o XML da NF-e automaticamente.
O resto da administração fica com o escritório. Cadastro de empresas, gestão de usuários e faturamento não aparecem para ele.
Quantos usuários posso criar?
Quantos o plano contratado permitir. Ao chegar no limite, o botão de cadastro mostra o aviso de limite atingido e oferece a ampliação.
Gerente e Administrador ampliam pelo botão Contratar mais usuários, na própria tela. Você informa a quantidade, vê o valor na hora, clica em Confirmar e aprova o e-mail de aceite enviado ao administrador da conta.
Depois do aceite, saia e entre de novo no sistema. O novo limite só vale a partir desse acesso.
Como tirar o acesso de quem saiu ou do cliente que encerrou?
Abra a edição do usuário, mude a chave Ativo para NÃO e clique em Atualizar. O acesso fica inativo e o login passa a aparecer como Inativo na lista.
Usuário inativo pode ser removido pelo ícone de lixeira, com dupla confirmação. Para tirar só uma empresa e manter as outras, volte em Configurar empresas.
