Como baixar automaticamente o XML das NF-e recebidas com o certificado A1

O que preciso para começar?

Só o certificado A1 de cada empresa, em arquivo .pfx ou .p12, e a senha dele. O A3, guardado em token ou cartão, não serve para o cadastro.

1. Em Empresas, clique em Nova Empresa e envie o certificado com a senha.
2. O sistema lê o CNPJ de dentro do certificado e preenche os dados. Você confere o nome e completa o final do CNPJ.
3. Na etapa NF-e, deixe a participação comercial em Destinatário, que é a opção que traz as compras.
4. Na etapa CT-e, deixe marcado Coletar CT-e e termine em Cadastrar empresa.

As notas de entrada vêm sempre. Saídas, NFC-e e NFS-e são escolhas à parte no mesmo cadastro.

Onde as notas aparecem depois do cadastro?

Nas telas NF-e Entrada e CT-e do menu lateral, separadas por empresa e mês. Você escolhe a empresa no topo e clica no mês na barra de período, ou em Personalizado para um intervalo.

O campo Pesquisar filtra por fornecedor, número, valor ou chave enquanto você digita. O botão Filtros abre UF, situação, manifestação, CFOP e frete.

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Dá para baixar o XML de várias notas de uma vez?

Dá. Marque as linhas e use o menu Ações, que entrega um ZIP com os XMLs ou com os DANFEs em PDF, além da planilha em Excel.

Para uma nota só, a coluna Ações da linha tem Ver XML, Baixar XML e Ver DANFe. Para levar a competência inteira de uma empresa num único ZIP, use o Fechamento Mensal.

O Fechamento leva o que estiver guardado na hora em que você clica em Gerar Arquivo. Por isso, gere depois de conferir que as notas do mês já entraram.

Os CT-e seguem o mesmo desenho, com o DACTE no lugar do DANFE. A coluna Chave NF-e mostra se o conhecimento tem NF-e vinculada.

Desde quando as notas aparecem?

A primeira busca alcança os últimos 90 dias contados do cadastro da empresa. Daí em diante o histórico vai se formando e fica guardado enquanto a empresa estiver cadastrada e ativa.

Um mês de antes dessa janela vem vazio, porque nunca foi capturado. Para notas anteriores ao cadastro existem opções de recuperação, com condições próprias.

Por que algumas notas aparecem incompletas ou canceladas?

A etiqueta Resumo indica que a nota já chegou, mas o XML completo ainda não. Clicar nela abre a orientação sobre o que fazer com aquela nota.

A nota cancelada é identificada sozinha e passa a mostrar a situação Cancelada, com o motivo do emitente ao passar o mouse. Para listar só as canceladas, abra Filtros e escolha essa situação. Se o cancelamento veio antes do XML completo, a nota fica na lista apenas como registro, sem arquivo.

Carta de correção, manifestação, cancelamento e MDF-e ficam no ícone de informação da coluna MDF-e, numa linha do tempo com data, protocolo e descrição. O botão Manifestar registra a manifestação do destinatário nas notas marcadas.

A filial pode usar o certificado da matriz?

Pode, desde que a raiz do CNPJ, os oito primeiros dígitos, seja a mesma.

Cadastre a filial como empresa nova em Empresas, com o certificado da matriz, e troque só o final do CNPJ, por exemplo de 0001 para 0002. A filial ganha cadastro próprio, com as notas separadas das da matriz, e os XMLs dela contam no limite do plano.

O que fazer quando o certificado vence?

Trocar o arquivo no cadastro da empresa, sem perder nada do que já está guardado. Com o certificado vencido, a empresa para de capturar notas.

Em Empresas, clique em Editar na linha da empresa, use Trocar no cartão do certificado, envie o novo .pfx ou .p12 com a senha e clique em Salvar alterações. Se as filiais foram cadastradas com o certificado da matriz, a troca é feita em cada cadastro.

O A1 vale um ano, então essa troca é anual. A coluna VALIDADE da lista avisa antes, em verde quando está em dia, amarelo quando falta menos de um mês e vermelho depois do vencimento.