Como saber se a NF-e de entrada já está num MDF-e

Como ver o MDF-e de uma nota específica?

Cole a chave de acesso da NF-e no campo Pesquisar da tela NF-e Entrada e olhe a coluna MDF-e da linha que aparecer. Antes, selecione a empresa no topo e o mês na barra de período.

Sem a chave, a pesquisa também acha a nota pelo número, pelo fornecedor ou pelo valor.

Para o detalhe, clique no ícone laranja de informação no começo da coluna. Abre a linha do tempo da nota, com data, protocolo e descrição de cada registro, da autorização ao MDF-e, passando por cartas de correção, manifestações e cancelamento.

O que a data na coluna MDF-e indica?

Que a nota já foi incluída num Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, e a data é a desse MDF-e. Para quem recebe, é o sinal de que aquela mercadoria tem transporte manifestado, esteja ela em trânsito ou já entregue.

O ícone ao lado do título da coluna mostra as referências do RICMS/BA sobre a aplicação do MDF-e (art. 332, inciso XVII, § 2º, e art. 309, § 9º).

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A coluna está vazia. A mercadoria ainda não saiu?

Não dá para concluir isso. Nem toda operação exige MDF-e, e as hipóteses descritas no portal oficial do MDF-e dependem de quem faz o transporte e de quantos documentos vão na carga.

Coluna vazia quer dizer só que não há MDF-e registrado para a nota na tela até aquele momento. Quando o fornecedor costuma mandar a carga com manifesto e a data não veio, a causa costuma ser outra.

A nota tem MDF-e, mas a coluna está vazia. O que fazer?

Use a opção Recuperar Eventos. Para isso, marque as notas, clique em Manifestar e escolha Recuperar Eventos, no final do menu. A opção depende do Módulo SEFAZ Bahia contratado.

Se o MDF-e existe e continua fora da linha do tempo depois da recuperação, abra um ticket de suporte com o número da NF-e e a empresa.

Como usar o MDF-e antes de manifestar a nota?

Leia a coluna MDF-e junto com a coluna Manifesto, que fica ao lado. As siglas são CD (Ciência Declarada), OC (Operação Confirmada), DD (Desconhecimento Declarado) e NR (Operação Não Realizada).

• Nota com data de MDF-e e ainda em CD tem transporte manifestado. Deixe a Confirmação da Operação para depois de conferir a mercadoria no recebimento.
• Nota que a empresa não reconhece e já tem MDF-e indica carga viajando com o CNPJ dela como destinatário. Se ninguém pediu aquela compra, o caminho é o Desconhecimento da Operação.
• Nota sem data de MDF-e não prova nada sozinha. Confirme a entrega com o fornecedor ou com o recebimento antes de manifestar.

Prazos e uso de cada evento estão no texto sobre a manifestação do destinatário da NF-e.

Dá para cruzar MDF-e e NF-e numa planilha?

Dá. Marque as notas na lista, abra Ações e escolha a opção Excel com MDF-e.

A planilha traz número, chave, a coluna "Data 1º MDF-e", emissão, status, emitente (documento, nome e UF), valor, natureza da operação, CFOP e modalidade do frete. Com ela, separar as notas do mês que ainda não têm manifesto vira um filtro comum de planilha.

Para o XML das mesmas notas, a página sobre baixar XML de NF-e com certificado A1 mostra o caminho.